好的問題帶領團隊解決問題

利用奇蹟式提問打造心理安全感與高效會議

人資小週末

2024年4月23日 下午 3:06

佳文分享

【好的問題帶領團隊解決問題】

📕在會議室裡,團隊正討論如何改進產品的設計以提升銷售量,並期待能有許多創新的想法。 
  主管:大家對於這項專案有什麼想法嗎?
  (眾人沉默) 
  資深員工John:我認為可以提供更多的功能以吸引消費者。 
  主管:嗯,那其他人的想法呢?
  (沉默)
  主管:Alan你覺得呢?
  Alan:嗯…我同意John的想法
  (其他人紛紛點頭表示同意)
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📕會議結束後
  Jenny:剛剛的會議太煎熬了 
  Alan:對阿,其實我有一些想法,但還沒辦法組織成有建設性的評論,我擔心別人認為我的想法很蠢,而且也不確定主管的想法,還是選擇保守一點的方式吧

不知道大家對於上述的情境有沒有共鳴呢?
-缺乏心理安全感的氛圍 
-範圍太大的提問使人不知從何著手
-習慣將「決策」留給主管,會議似乎成為主管宣導政策的場合 
多種因素造就了一場失敗的會議,既沒有解決問題又浪費時間

 Q: 如果你是會議領導者,你會想從何改善呢?
 A: 是我的話,我認為改善提問技巧會是一個好主意!

為什麼提問能力如此重要?
◆ 在高度仰賴團隊合作的工作中,工作不再只重視「一己之力」,更需要能「引領他人才能」的能力,藉由好的提問激發出團隊潛能,創造一人無法獨自達成的成果 
◆ 好的提問與好的回應,能夠增進組織心理安全感,讓成員更願意說出心裡話

有效提問4大原則與提問技巧

【提問不是讓你看到什麼,而是讓你想到什麼】 

以下多參考<奇蹟式提問>一書的內容,經過消化吸收後分享我最有感觸的奇蹟提問技巧,書中還有非常多的小訣竅我沒提到,歡迎大家去閱讀

1. 尊重成員個性,不否定發言內容➡️打造心理安全感關鍵
專注聆聽,正向回饋 

「不錯的想法」、「總經理也提過類似概念」、「謝謝你把它提出來」

鼓勵式提問取代打擊式提問,多用開放式問句

「為什麼你沒辦法完成進度?」

✅「目前為止,你對這案子感覺如何?」、「有什麼事情會阻礙你執行任務?」

「你到底在寫什麼?」

「你在這個項目中特別想強調的是什麼?」  

「你的報告很詳盡,但有幾個地方我不太懂想跟你確認」

2. 適度限制,在某主題內給予思考空間

利用時間、對象、數量的限制  

「大家有什麼想法嗎?」  

「針對這類型的受眾,哪些原因可能是讓他們決定花錢報名的關鍵因素?」

「回想過去你們付費報名活動的經驗,最吸引你的特點是什麼?什麼事對你來說是重要的?」

發散

「給大家3分鐘,請把想到的盡可能寫下來」 

「給我3個不同答案」 

收斂

「請給我1個你覺得最適合的方法」 

「剛剛的答案中,你們覺得最可行的是哪個?」

3. 避免過度嚴肅,營造讓人樂意回答的氣氛

用輕鬆的態度開始會議,表明「每個人的想法都對我們至關重要」

運用情境假設、譬喻、委婉語、打分數等技巧,讓別人更容易蹦出好點子! 

「如何確認員工遠距工作是在工作還是做私人事務?」

「如何建立明確回報機制,幫助了解彼此手上工作的進度?」→委婉法-負面主題的最佳表達

「現在的產品哪裡可以更好?」

「滿分10分你會為現在這個產品打幾分?如果想再增加一分你覺得會是什麼改變了?」→打分數-連結自身經驗,將自己帶入情境中

4. 適度打破既定的規則和結論

重新定義:重新對焦團隊經常使用的詞語。技巧包含類比、打分數、動詞化、禁止使用特定詞語、定義 

👌「這些挑戰對你們的影響有多少?」 ➡️👍「如果把這些挑戰比喻成受傷,你覺得程度會像什麼?」→類比

👌「十年後的辦公用椅會長怎樣?」 ➡️👍「十年後辦公室的人會怎麼著?」→動詞化

👍「便利性是什麼?什麼情況你會說是便利?」→重新定義-避免落入共同語言的陷阱

新的假設

「如果...會怎樣?」

「如果今天使用者是60歲以上的長輩,他們認為的便利會是什麼?」

破除偏見

「我們真的需要…嗎?」  

「如果沒有這個會怎樣?」

*提問是一個過程,需要經過反覆的觀察-提問-修正,考量自己的特質與合適的人設(例如較重視邏輯或是善於激勵他人)更能自然地問出好問題

心得:

大學開始就不斷經歷大大小小的小組討論與會議,當初看到<奇蹟式提問>這本書提到的「守靈會議」和「大家有什麼想法嗎?」卻得來一片沉默的場景太有共鳴,引發我想學習提問力的動機,我也堅信「未來的領導者是提問型領導者」這句話,回想起師長曾經拋出問題後大家都眉頭深鎖的想不到答案,這時候常會聽到一句,「換個方式問好了」,隨之而來的新問題真的引出大家好多的回應,舉例來說,

    💁‍♀️:「在少子化與缺工的潮流下,企業可以採取什麼策略來吸引求職者?」
 💁‍♀️:「換個方式問好了」
 💁‍♀️:「身為年輕世代的你們,你期待的工作會長怎樣?」
 💬「我想要能讓我獲得成就感的工作」、「我希望工作氛圍良好、階級感較低的組織讓我能夠提出想法」、「我想要遠距上班」、「我希望尋找有成長與發展機會的工作」…

在上述的案例中,原先的問句用了許多較專業的字眼,會讓回應者產生無形的壓力,認為自己的回應必須要言之有物,而新的提問中,引導大家連結自身經驗,用輕鬆簡單的方式提出問題,而在這眾多的回應當中,就能夠進一步繼續引導大家回推,那公司可以做什麼行動來滿足求職者的期待?
換個問法就有截然不同的效果,仔細想想這算不算是一種奇蹟?

撰寫者:蔡家瑜

參考資料:

https://www.books.com.tw/products/E050162951
https://www.cw.com.tw/article/5000165
https://blog.tibamebiz.com/?p=2068


文章標籤

# 提問技巧# 奇蹟式提問# 高效會議# 心理安全感