【一個旅程的開始—員工入職體驗設計】
#沒有比較沒有傷害的入職體驗
回想起我最近一次的員工入職體驗，是到零售業的人資部實習，事前就有收到email包含地圖、實習規劃等等，報到當天走完程序後開始看訓練影片，接著有夥伴帶我介紹整間店，也有安排督導和實際可以問問題的前輩，到這邊的體驗都感覺不錯，剛進入公司的不安感有被照顧到。但當我看到朋友在進入別間公司實習時，公司為實習生們舉辦一場歡迎會、發送新人禮包，才發現入職體驗簡直是天差地遠，只能說沒有比較沒有傷害。
到職後一個禮拜是我最困惑的時期，因督導並不在同個工作場域，事前收到的實習規劃其他前輩們也不是很了解，最後是我自己提出一份實習計畫和主管討論我想學習的領域，雖然這也是另一種體驗，不過站在新人的角度，這次的入職體驗在前中後都有許多可以更好的地方，那具體上HR可以如何規劃員工入職體驗呢？
員工入職體驗重要性
- 增加員工留任率：《哈佛商業評論》指出，具有完善入職流程的企業，新人生產力會高出 62%，留任率高出 50%
- 降低重新招募與訓練人才的成本：根據美國勞工部的估計，替換一名離職員工的成本約占該名員工全年薪資收入的三分之一
- 提升雇主品牌形象：讓員工自發性推薦與讚美公司
入職前
目標：完整的資訊傳遞，降低新人不確定感
- 發送歡迎信及報到當日資訊
- 時間、地點、交通方式、路線指引
- 有問題時可詢問的聯絡人資訊
- 入職當天行程規劃
HR內部準備
- 辦公位置和設備安排
- 各式系統帳號開立
入職中－報到當天
- 設計到職活動：增加報到儀式感，促進團隊交流，讓新人留下溫暖的第一印象
- 歡迎會：替全公司新人舉辦一場歡迎會，人數不多的話，也可以部門內替新人舉辦小小的歡迎會
- 迎新禮包：可以包含公司產品、紀念品、簡單的點心零食，或新人工作時會用到的產品
- eg. 阿滴曾拍影片分享 google 的新人歡迎會，首先是全公司的迎新活動，使用遠距的方式，設計一些快問快答環節，向新人介紹公司的歷史演變與文化，最後有QA環節供新人詢問。接著部門還會再安排一次迎新會議，簡單安排一些互動讓團隊認識彼此，接著介紹部門負責任務，包括過去已完成、正在執行以及未來規劃的專案。
- 午餐聚：讓公司同事或直屬主管帶著新人一起到公司附近共進午餐
HR內部準備
- 資料繳交: 畢業證書、證照、身分證、銀行存摺、健康報告
- 填寫與簽署: 人事資料、緊急聯絡人、保密協定、相關表單
- 保險投保: 勞健保加保、勞退金員工自提、團保
- 設定試用期、績效審核日期和提醒
入職中－第一週
- 安排入職夥伴（buddy）或導師（mentor）：無直屬關係可以幫助新人更加放心的諮詢有關工作流程、團隊文化或其他細微的小事，提高融入團體的速度
- 清楚說明階段目標與考核標準：直屬主管應清楚告知新人接下來90天公司會針對那些面向進行評估，讓新人有明確的努力方向，並和新人討論個人期待與目標
- 新人教育訓練
- 基礎通識課：公司介紹與商品認識、環境認識、員工手冊、規章辦法及其精神了解、基礎系統操作
- 職務說明與培訓：了解工作職責、核心能力、關鍵指標和 KPI、部門和個人目標，以及最終該職位的成功是什麼樣子。確保新員工的目標和部門目標之間建立直接聯繫。
- 幫助熟悉公司語言
❗避免資訊量超載
入職後
以30、60、90 天為區間，設立不同階段目標，定期追蹤新人接受訓練後的工作狀況，安排與主管的一對一面談，深入了解新人的工作狀況與成效，不讓新人陷入孤立無援窘境，並在這些過程中搜集新人對於訓練的反饋，定期修正以確保訓練的有效性。
- 規劃員工到職後，預計花多少時間熟悉職務，新人訓練、員工手冊
30 天
- 熟悉每日工作項目：第一個月可以讓夥伴帶著新人一起工作，了解每天要做什麼、怎麼做、如何與任務相關的同事互動，夥伴可以直接把自己的經驗傳授給新人，協助快速進入狀況
- 理解自己的職責與角色
60 天
- 讓新人開始自己執行任務：開始負責例行性的一般任務，夥伴退居於協助角色
90 天
- 建立互信關係，讓新人開始獨立挑戰任務
最終考核階段
- 試用期考核：進行完整的績效面談與回饋，了解在這90天中的學習、團隊互動與工作執行狀況，還要強化哪些項目來協助個人成長
- 轉正：此時在員工旅程中開始進入任用與發展階段，管理者要協助制定新的工作目標，以及個人發展計畫，讓新進人員更清楚自己的工作價值、工作責任與工作使命，確認自己在這份工作上的發展目標和方向。
５個常用入職指標
1.新進員工離職率
- 第一個月離職：可能代表著員工感受到的入職培訓、公司環境、薪資待遇、福利等，和預期有較大偏差
- 第四個月離職：可能代表著工作規劃、職責等方面存在問題，員工無法適應
- 第六個月離職：可能與部門主管有關，因為這階段的員工加入組織一段時間，對自己工作逐漸熟練，他開始注意自己的工作環境、企業對他的接納度
2. 360度回饋
- 由員工自己、上司、直接部屬、同仁同事甚至顧客等全方位的各個角度來瞭解個人的能力特質與績效，包括溝通技巧、人際關係、領導能力、行政能力等
＊是一個耗費較大行政資源與成本的管理工具，評估公司組織文化是否適合實施，信任、開放的組織文化更加合適
3.新進員工滿意度
- 到職流程與體驗滿意度
- 新人教育訓練內容、經驗、學習成效
- 主管、同事、夥伴等人際互動體驗
- 工作內容與期望的相符程度
- 初期面臨的最大挑戰為何
- 有哪些地方可以改進
4.各主管的新進員工留任率
若某個部門主管的新員工留任率低，可能代表該團隊出了問題，或者他們可能需要額外的幫助。相反地，對於新員工留任率高的主管，可以分析他們做得對的地方，並將這些經驗落實到其他團隊。
5.完課率
這個指標代表有多少新員工完成了他們所需的培訓。完成率低可能表示培訓的品質有問題，抑或是課程設計太困難
心得
在這篇員工入職體驗規劃的文章中，我會簡單總結成3個核心要素：#心理感受 、#教育訓練 、#績效考核 。雖然內容看似繁雜，但其中的底層邏輯不外乎就是站在員工的角度設想每個步驟，盡力使新人們的心裡感到被重視，透明的資訊消除員工的不確定感，主管與同事提供的人際支持建立歸屬感，讓我想到Sam老師的員工關係課程，不論是何領域的HR，只要帶著員工關係腦來做事自然在各方面都能讓員工有良好體驗。
參考文章
https://www.yourator.co/articles/388
https://www.aihr.com/blog/employee-onboarding/
https://hr.taiwanjobs.gov.tw/Internet/Company/DocDetail.aspx?uk=2793&docid=39607
https://blog.104.com.tw/new-employee-entry-list/
撰寫者：蔡家瑜