階段式優化招募，活氧組織人才庫
撰文者：徐子貽
指導老師：鍾才華
一、現況分析
# 日常從業實況
身為HR PT，日常作業聚焦於人才招募，瀏覽求職網的履歷庫、遴選符合職務需求的候選人、發送面試邀約，協助安排面試時間，每個環節都需要精確執行，以確保人才能夠順利進入面試流程。然而，在實際執行的過程中，我發現招募並非單純遴選履歷條件符合的人選，而是涉及更深層觀察與分析求職者行為模式、塑造企業品牌形象及流程持續優化提供良好的面試體驗等多個層面。
從業過程中，我觀察到幾個問題：求職者訊息回覆率低、面試出席率不穩定、對視訊操作不熟練影響面試體驗、品牌認知度不足導致面試意願低，以及長時間缺編對組織、主管及招募人員都造成壓力，初步優化面試邀約話術、強調職缺優勢，仍難以有效提升整體招募成效，這些挑戰不僅影響了企業人才遞補速度，也讓人資招募效率和信心面臨瓶頸。
# 挑戰日益提升
日復一日遴選人才，但無實質決策權的招募工作中，我從反思中尋找改進招募方式的可能性，讓看似純粹執行的工作，擁有更深層的價值。然而，缺工問題依然時常發生，隨長期缺編已成常態，主管的焦慮也轉移至招募人員，使得我在求才過程中不斷面臨挑戰。而此也提醒我，單純執行現行的招募流程，已經無法滿足企業對人才的需求，必須透過更有系統性的策略來提升整體成效。
# 擬定改善計畫
因此，我開始思考，招募工作的價值不僅是「找到人」，而是如何透過系統化的策略，讓招募過程更加順暢，提升求職者體驗，同時確保企業能夠吸引到真正適配的候選人。基於目前的招募現況，我初步規劃了一份階段式的改善方案——短期著重於優化作業方式與提升求職者參與度，中期聚焦於人才發展，長期經營雇主品牌。以期透過漸進式的調整，逐步優化整體招募流程，進而降低人員流動率及提升人才招募成效。
二、改善流程
在招募工作中，邀約面試是最基礎的入門任務，也是決定人才是否能順利進入候選流程的關鍵。然而，公司依賴求職平台撥打主動電話或發送邀約信給求職者，制式話術的電話邀約確實可提高接觸率，然傳統的邀約方式卻已逐漸失去優勢，在競爭激烈的市場中，僅靠「量」已不足夠。現在，求職者每天可能會收到數封、甚至數十封類似的邀約，如果企業品牌不夠突出、職缺描述不夠吸引人，很難期待求職者主動回覆或是在電話的另一端留下來繼續聽，因此，如何提高求職者回應意願為邀約的關鍵。
根據人力銀行的數據顯示，2023年度登錄的履歷數下降了25%，且開放給企業搜尋的求職者人數也減少。此趨勢顯示，面試邀約不再是單純的「以量取才」，而是必須轉向「精準化」與「個人化」的策略。除了擴大主動搜尋的範圍，企業更需思考如何提升手中有限名單的轉化率。面對人才緊縮的招募環境，我不再只是單純地「發送邀約」，而是轉換思維，將電話邀約的過程視為一場雙向溝通，透過對話了解他們的需求，讓求職者感受到企業的價值和未來性，進而提高回覆意願。
短期——優化招募流程、分析招募結果
短期計畫透過優化邀約策略、調整話術靈活度、提升職缺敘述的吸引力，進而提升面試邀約的成功率，營造差異化的面試體驗。這不僅更有效地招募人才，同時也能提升雇主品牌形象，讓求職者對公司產生更深的信任與興趣。
求職網撰寫清晰的職缺資訊
職缺資訊是求職者認識企業和職務內容的第一印象，一份清晰、具吸引力的職缺說明，不僅能提升應徵意願，也能確保企業找到適配的人才。若職缺描述過於簡略或充滿專業術語，求職者將難以理解工作內容，甚至對企業產生距離感。因此，在撰寫職缺資訊時，應以明確且淺顯易懂之語言描述工作職責、必要條件、發展機會與薪資福利等，讓求職者能快速評估自身與職缺之適配度。此外，職缺資訊更是企業品牌形象的延伸，將職缺融入企業文化、價值觀及團隊氛圍的元素，有機會吸引符合組織文化的求職者，提高後續面試的成功率。例如，強調團隊合作精神、創新文化或彈性工時等特點，有助於企業在競爭激烈的招募市場中脫穎而出。
雙方確認視訊面試設備，確保流程順暢
視訊面試已成為現代企業招募的其一選項，尤其在遠端工作趨勢興起後，越來越多企業會使用視訊面試階段性的篩選求職者。但技術問題往往影響面試體驗，導致企業錯失優秀人才。因此，確保視訊面試設備的穩定性至關重要，HR應事先測試視訊軟體、網路連線及音訊設備，此外，面試前的提醒機制同樣不可忽視，透過電子郵件或簡訊通知求職者面試時間、視訊連結與相關注意事項，並檢附設備測試指引，幫助求職者提前確認視訊設備的可用性能有效降低因遺忘或技術問題而缺席的情況，確保面試流程順暢。雖為細節但卻能建立企業對求職者的重視程度，不僅能提升求職者的參與度，也能展現企業對人才的重視，進而提升雇主品牌形象。
改善招募話術與思維
在主動電話招募中，溝通話術與方式決定了求職者的反應與參與度，一開口便問：「請問你有在找工作嗎？」這種直接性提問容易讓求職者下意識回答「沒有」，即使對方確實有求職意願，也可能因為突如其來的問題而產生防禦心理。因此，轉換為「您好，我是XX公司的人資，在XX人力銀行看到您的經驗很適合我們的某個職缺，耽誤您1分鐘的時間讓我為您介紹職缺」這類話語開場，降低對方的防備心，增加對話的可能性。此外，當求職者說「不用了」，HR若立即結束通話，可能錯失與優秀人才溝通的機會，多數求職者雖然在觀望市場，但仍可能因更好的條件而改變心意，若能進一步提供求職者期待的工作職稱、內容、薪資待遇詢問，這樣的方式能更具吸引力。有些求職者在電話中要求HR先提供JD，但未必代表他真的有興趣，可能只是禮貌性拒絕，或是不清楚工作內容，因此HR應該先確認對方的疑問，例如：「您是想進一步了解工作內容、發展機會還是薪資福利？我可以幫您詢問主管。」以確保溝通更具針對性。而當求職者表示只鎖定某特定產業時，HR也不應立刻放棄，因為明星產業的競爭激烈，求職者可能還在權衡條件，這時可以透過引導，幫助他釐清職涯發展目標，讓求職者看到職缺的長期價值，而不是僅從產業分類來做決定。此外，應檢視和提升每一次溝通的品質。若能精準洞察求職者需求，提升對話的專業度，即便這次沒有邀約成功，也能留下良好的印象，增加未來合作的可能性。透過有技巧的對話方式提升轉換率，讓求職者對企業產生更高的認同感，進而提升招募成效。
招募結果分析指標
透過招募的各項指標檢視整體招募實績和目標之落差，並找出問題根因和提出改善方案，評估指標包含：
- 招募時間：從職缺發佈到成功聘用所需的時間，若單一管道已無法符合招募效率，應開發更多元招募管道，以透過各方來源之履歷，縮短招募時間。
- 招募合格候選人比率：符合職缺需求並進入面試階段的候選人數與總履歷投遞數的比率，可以藉由優化職缺描述，確保條件清楚、職責明確，避免過於嚴苛或模糊的條件影響投遞率，且需要參考市場數據，確保薪資與職缺競爭力，提升求職者興趣；再者，可以透過關鍵字篩選，提高對合適人才的辨別率。
- 錄取通知書接受率：被錄取的工作錄取通知書的接受百分比，若接受率低於同業或是過往紀錄，企業需要思考薪酬福利或是錄取報到的管理流程是否需要重新設計，以提高公司該職缺在市場上之競爭力。
- 流動率：在一定時期內離開公司的員工比例，若人才的短期離職率高，企業會在招募上的花費會更高，可以透過流動率的指標有效掌握員工的工作狀況，藉由現任或是離職員工的反饋持續優化招聘流程和企業管理風格，降低招聘成本並提高員工滿意度和生產力，讓企業得以留才並育才。
中期——人才發展機制
當人才進入企業後，最重要的是建立內外感受一致性，以促使人才願意長期留任及對組織產生歸屬感進而投入工作，與企業共創更佳績效，持續推動組織成長與擴展。因此，企業應根據公司發展與人才策略，制定有系統且具前瞻性的培養機制，以確保人才的持續成長與價值實現。以下提出幾項中期發展要點：
人才發展
- 教育訓練
針對新進人才，企業可參考「3人修煉」模式，分階段實施職業人、企業人及核心人才的培育。透過推動短影音的教育訓練方式，讓員工能夠快速獲取關鍵知識，並透過線上學習及前輩輔導，進一步提升實務技能。此外，可定期舉辦內部課程與工作坊，確保學習內容與實際工作需求相結合，使員工能夠更快適應職場環境並產生價值。 - 分享交流
邀請內部績效優異的同仁現身說法，分享自身的成功經驗與學習歷程，促進團隊間的知識共享與協作精神。並可透過「導師制度」，安排資深員工指導新進人才，幫助其快速適應組織文化與業務模式。此外，透過線上論壇、內部社群或季度分享會，讓員工能夠隨時交流學習心得，提升整體組織競爭力。 - 共享機制
在業務開發階段，若初期開發客戶但話術不佳，企業可建立「合作拜訪」模式，讓資深員工陪同新人與客戶溝通，並透過業績比例分配機制，建立良好的團隊合作。這種方式不僅能提升業務成功率，也能讓新進人員透過實戰學習，快速掌握談判技巧與市場應對策略。 - 晉升制度
為提升員工的職業發展動力，企業應制定明確的晉升機制，如當員工達成特定業績目標，即可晉升至更高職級或獲得額外激勵。例如：設定不同層級的職銜，使業務人員不僅能在薪酬上獲得回報，亦能透過職級晉升體現個人成就感與價值。此外，企業可提供多元化發展選項，使員工能夠根據個人興趣與專長選擇適合的職涯方向。
人才留任
- 獎酬制度
與業績成果直接掛鉤，讓員工的努力能夠立即轉化為具體的報酬，建立「賣多少拿多少」的機制，使員工能夠以公司股東的心態投入工作。此外，企業可採取累進式獎金制度，對於業績達標後的額外收入給予更高比例的獎勵，以進一步激勵高績效員工。
- 長期利潤分享
業務性質工作的流動率比較高，一般中小型企業可以依據任職服務年限給予留任獎金，而上市上櫃公司可設計庫藏股、限制型股票、認股權證、持股信託以及員工紅利等方式來留任人才。
- 推薦獎金
透過內部推薦提升員工參與度的獎勵機制，員工可邀請適合的親友加入公司，不僅有機會獲得額外的獎金，也能強化企業內部的歸屬感與團隊凝聚力。企業可採取階梯式推薦獎金制度，例如新員工通過試用期後發放第一筆獎金，滿六個月後再發放第二筆，藉此讓推薦者對新進員工的發展負有更多責任。此外，可透過推薦人與新員工配對制度，讓推薦者成為「職場導師」，幫助新員工快速適應環境，提高整體留任率。
- 及時表揚
企業可透過數位獎勵系統，如內部即時表揚平台，讓主管能夠立即公開讚賞員工的成就。此外，透過遊戲化機制，例如設立員工積分、徽章、排行榜等方式，使績效表現與表揚過程更具趣味性與挑戰感。企業亦可採取即時獎金機制，例如在員工達標後立即發放小額紅包或禮券，提高即時獎勵的吸引力。同時，企業可定期舉辦表揚大會，透過公開肯定的方式，讓員工的努力被看見，進一步提升員工對企業的認同感與工作熱情。
長期——雇主品牌經營
在過去，企業主要透過薪資、福利與晉升機會來吸引人才，但隨著求職市場的變化，雇主品牌（Employer Branding）成為影響企業競爭力的重要因素。Ambler 和 Barrow 最早提出，企業不僅應向消費者行銷品牌，也需透過品牌經營來吸引潛在員工，提升企業的吸引力與員工的敬業度。
許多學者延續並擴展此一概念，例如，Turban & Greening（1997）強調企業的品牌形象能直接影響求職者的興趣，其他專家學者亦進一步指出，雇主品牌不僅影響內部員工，也影響外部市場對企業的看法，當求職者尋找工作時，企業的整體印象會影響他們的決策，因此，雇主品牌是為長期性的管理策略，影響員工、潛在求職者與企業相關利害關係人的認知，不僅能提升員工敬業度，進而影響企業的生產力、盈利能力與員工留任率。隨著數位時代的來臨，企業在社交媒體上的正面聲量與雇主品牌形象高度相關，這顯示雇主品牌已不再是內部管理策略，而是需於公開平台上經營的企業競爭優勢。
單就「雇主品牌有助於提升企業形象」可能無法引起高階主管的關注。其關注重點為：時間更快、業績更高、成本更低、效率更好、競爭對手做了什麼、做這件事能帶來什麼效益。因此，當討論雇主品牌價值時，需從透過雇主品牌能讓企業更快找到人才、降低人力資源成本，並提升業績表現。這些效益已有研究支持，主要可以歸納為以下三個關鍵優勢：
1. 減少招募成本與流失率
雇主品牌有助於吸引人才與提高留任率，最直接的影響就是降低人力招募成本。研究指出，擁有強大雇主品牌的企業，可以降低 50% 的招募成本，減少 28% 的員工流失率，並顯著提高雇主品牌的市場能見度。這意味著，企業可以用更少的資源吸引更多適合的人才，同時減少因員工離職導致的營運風險與招聘支出。
2. 提高企業收入與利潤
怡安翰威特（Aon Hewitt）在 2016 年的台灣最佳雇主調查中指出，擁有強大雇主品牌的企業相較於其他企業的員工離職率低 17%、46% 的職缺由企業內部填補、企業收入增長高出 25%、利潤成長率高出 58%。
3. 建立企業的核心競爭力
當前企業面臨的一個關鍵問題是，全球正在進入前所未有的人才短缺時代。由於少子化與人口老化，許多國家（如台灣、日本、歐美）正面臨勞動力市場萎縮的問題，人才競爭愈發激烈。
在此環境下，企業的競爭力不再只是來自於產品或技術，而是來自於能否持續吸引並留住最優秀的人才。擁有強大雇主品牌的企業，能夠吸引產業內最具潛力的人才，使企業在技術與市場競爭中保持領先，讓優秀人才願意長期留在企業，累積組織內部的知識與經驗，透過良好的工作環境與企業文化，提升員工創新能力，推動企業成長，最後強化企業的吸引力，進一步獲得更多投資人或資金支持。
雇主品牌不僅影響求職者的第一印象，還能提高企業的招聘成功率與員工忠誠度。在競爭激烈的人才市場中，企業若能透過雇主品牌塑造差異化，提供高品質的工作體驗與獨特的企業價值觀，將能有效提升招募效率，並強化員工的長期承諾與投入。
更重要的是，雇主品牌不只是 HR 的責任，而是一項企業整體策略。它能夠幫助企業更快找到合適人才，降低人力成本，提升業績，並建立長期競爭優勢。企業經營的不只是產品與市場，而是人才，而雇主品牌正是企業吸引與留住人才的關鍵武器。
心得反思
在工作的前期，我一直把自己放在兼職人員的角色裡，認為自己能夠帶給公司的貢獻有限，但是在經過反覆的思考後，我慢慢意識到「兼職」只是一種工作的形式，不應該因此侷限自己的成長空間。我開始調整招募工作的小細節，從求職網站上的邀約信、電話邀約的說話語氣及談話內容、嘗試跟主管反映目前同業間招募的競爭狀況，努力用執行者的角度拉近求職者和企業間的溝通距離。雖然過程中還是會遇上一些挫折，但是透過工作紀錄下的數據，可以讓我客觀的檢視每段時期的自己在招募的不足，也慢慢學會用指標分析有哪些需要調整的招募方式。我也感謝公司主管給予我很大的發揮空間，讓我能夠經常提問或是反映招募過程中遇上的困難。我也會努力在人資這條路上好好努力，持續吸收學習，在每次的經驗裡有所收穫。