解決八成問題的職場溝通魔法🪄：非暴力溝通與減少溝通成本
解決八成問題的職場溝通魔法🪄：非暴力溝通與減少溝通成本
撰文者：張月玲
你相信你也有魔法嗎？
哈利波特的世界觀中，只要動動嘴，說出魔法咒語，就可以解決問題，你相信現實世界也是嗎？為甚麼同樣的事我們做起來花費九牛二虎之力，但別人卻四兩撥千金呢？很大原因是他人了解這個職場黑魔法—溝通。溝通說起來容易卻做起來難，良好的溝通不僅能促進合作，還能減少誤解和衝突，甚至直接影響著團隊的表現和整體業務成果。
因此本文將介紹非暴力溝通（NVC）與其他的溝通小撇步，進一步了解如何打出魔法組合拳以提升職場效率！
🧙♂️一、非暴力溝通的基本概念🧙♂️
非暴力溝通（Nonviolent Communication, NVC）是由美國心理學家馬歇爾·羅森博格（Marshall Rosenberg）創立的一種溝通方式。它的核心理念是透過同理心和尊重來促進人際關係，並以滿足彼此需求為目標。非暴力溝通不僅僅是避免使用攻擊性或貶低性的語言，更是通過理解彼此的感受和需求來建立良好的交流。
🪄非暴力溝通的四個要素
- 觀察：客觀地描述發生的事情，而不進行評價或解釋。
實例-未使用 | 實例-使用NVC | 效果 |
「你為甚麼一直遲交報告」 | 「我注意到這週的報告遲交了兩次」 | 客觀描述避免引起防衛。 |
2.感受：真誠地表達自己的情感反應，而不是意見或想法。
實例-未使用 | 實例-使用NVC | 效果 |
「你應該要準時交啊」 | 「這樣會讓我有點擔心」 | 讓對方理解你的情緒與感受，而不是被攻擊 |
3.需求：識別並表達背後未被滿足的需求。
實例-未使用 | 實例-使用NVC | 效果 |
「你都不交讓我很困擾」 | 「我們需要你準時提交報告，才能確保進度」 | 說明感受背後的需求，讓當事人理解原因 |
4.請求：提出具體且尊重的請求，以滿足彼此的需求，而不是以命令或強迫的方式要求對方行動。
實例-未使用 | 實例-使用NVC | 效果 |
「明天交給我」 | 「你能在明天五點前完成嗎？有任何需要協助的部分嗎？」 | 清晰地提出希望對方如何行動並給予對方空間與尊重 |
🪄非暴力溝通在職場中的應用
✅促進良好工作氛圍：
在職場中良好的工作氛圍很重要，運用非暴力溝通技巧可以避免嚴厲指責或強硬要求帶來的不愉快，也會直接的影響到工作氣氛與互動模式
✅提高溝通效率：
當能清晰地表達問題和需求時，就能迅速了解情況並做出決策，如此在合作中能夠快速掌握關鍵信息，也減少了在決策過程中所需花費的時間。
🧙♂️二、溝通的其他小魔法🧙♂️
在溝通時注意對方感受，保持積極同理傾聽必不可少，但除了這些情意層面的方法，還有沒有其他要注意的小細節呢？接下來將以我自身經驗，分享這半年實習期間所學習到能夠減少對方決定成本的溝通策略。
💫1.提供清晰的信息
減少對方決定成本的一個重要策略是提供清晰、準確的信息。當我們能將複雜的訊息簡化為易於理解的格式時，對方就能更快地掌握情況。
e.g.在報告績效時使用圖表、數據視覺化工具更直觀的呈現。
💫2.附上解決方案
在提出問題時不是坐等答案，而是提出幾種可行的解決方案並說明考量，這樣也便於上級更快地做出選擇、提高整體工作效率。也可將考慮層面讓上級知道以獲得指教或修正。
e.g.關於上次的…我這邊有兩種想法。A可以…但是…；B可以…但是…，請問怎麼做會比較好呢？
💫3.了解行為意圖
有時候對方的提問、要求不一定是表面上看到的那麼簡單，在回答問題前先確認意圖或對方想聽的內容，避免詞不達意浪費彼此時間。
e.g.上司了解狀況進度只是為了確認狀況，還不用鉅細靡遺匯報
🧙♂️三、實用技巧總結🧙♂️
- 使用NVC技巧：學習並實踐非暴力溝通技巧，以促進更有效的人際交流。
- 提供具體數據：在報告中使用具體數據和視覺化工具，使信息更加直觀易懂。
- 附上可行方案：在提出問題時同時提供幾種解決方案，以幫助上級快速做出決策。
- 了解行為意圖：回答問題潛思考一下行為意圖，避免詞不達意。
四、結論
出來實習後發現「溝通」真的是需要好好修練的魔法，良好的職場溝通可以帶人上天堂，但溝通的小誤會也可能成為砸腳的大石頭🥹(痛哭)，雖然之前上課有學過非暴力溝通，但知是一回事，實際執行又是另外一回事，而自己也很幸運地跟主管學習到很多，如何在短時間內用有限的時間說清、說好、說出自己的限制與需求，這些都是在短暫的實習生涯中被主管教會的，在她身上我也看見如何積極同理傾聽進而製造雙贏局面。慢下來聽懂對於我這個急性子來說還是需要多多磨練的功課，也期許自己未來能繼續專注於觀察、感受、需求和請求，在職場上建立更深層次的人際連結，以提升效率和人際關係。