【人才管理必備工具--人才資料庫】

“招募這項任務，已經開始從「被動式的等待履歷 」轉向「主動式的吸引人才」”—by Josh Bersin

一項調查指出只有25%的勞動人口是隨時在關注新的工作機會，等於四個人裡面只有一人是積極想要更換工作環境，而其他人依然樂於接收新機會，但處於被動狀態。

台灣被動求職者占勞動人口超過6成，CakeResume 調查數據發現，台灣有超過 66% 員工表示有轉職念頭，但未做出任何求職行動，因此企業如何將招募對象觸及這些龐大的潛在人才就會是很重要的議題，透過人才資料庫能夠幫助企業管理過去現在的潛在人選，建立更強大的招募網絡。。

#人才資料庫功用

1. 預先為未來人才需求做準備
2. 確保人才供應鏈穩定：就如同管理商品供應鏈，管理人才供應鏈的重要性不亞於商品供應鏈，企業需要及早布局，以免出現人才斷層或人力短缺現象出現。
3. 人才盤點與發展：透過人才盤點識別出組織高潛力人才，進行人才培育與發展計畫。
4. 招募並留住優秀人才：人才資料庫可紀錄曾經甄選過但未能錄取的優秀人才，當有新職缺出現時，能夠幫助HR快速取得這些優秀人才資料，主動出擊延攬人才。
5. 組織員工多元性：在DEI的浪潮下，各家企業開始重視組織內的多元共榮性，美國社會學協會發表關於公司員工多元性的研究指出，在多元性比例中每增加1%，公司營收會增加3~9%，多元性常包含不同性別、不同產業背景和不同國籍等員工，透過人才資料庫的紀錄能夠清楚掌握公司多元性現況，以及過往接觸人才的背景。

#如何建立人才資料庫

1.清楚流暢的招募流程

透過系統化的招募流程與資料分類，能夠大大幫助日後的人才搜尋，人才資訊應包含基本資料、聯絡方式、履歷、專業技能、人格特質、面試紀錄等，並建立高潛力名單

*高潛力：指能力特質大致符合職缺條件，但因細微因素而未錄取的求職者。這些求職者會不斷精進自己，追求成長，因此過一段時間有合適職缺時，他們將會是很好的人選

2.增強雇主品牌

好的雇主品牌能吸引外部人才投遞履歷，促進內部人才引薦親友加入。被動求職者有很高比例會透過人際關係找到下一份工作，因此內推計畫對於公司獲取高潛力人才是不容忽視的管道。建立良好雇主品牌能夠壯大人才資料庫，使公司有更多的資源與底氣謀劃策略與成長。

3.紀錄內外部人才資料數據

外部人才來源

• 各大人力銀行、徵才平台求職者
• 就業博覽會和徵才活動
• 員工內推人選

內部人才來源

• 內部員工
• 離職員工
• 實習生

#人才管理—人才資料庫的應用

1.識別組織關鍵角色與一般職務

360d才庫事業群董事長楊朝安強調**先「識位」—後「識才」**的重要性，「識位」指的是全面理解某職務所需的職能特性，這些特性反映了企業的營運模式、組織文化、發展方針和未來戰略。每個職務源自企業戰略，需找到具備特定人格特質和行為表現的適位人才，才能有效支持企業發展。HR部門需從企業戰略出發，理解關鍵職務的角色，並依此開展徵才和選才，以實現人才與組織效能的最大化，避免人才與企業需求不匹配的問題。

例如銀行主要以理財專員開展理財業務，其中的理財專員即是企業的關鍵職務；而科技產業要不斷創造更高效能的產品以確保競爭優勢，其關鍵職務可能是研發工程師等。

識別出關鍵職務後，接著要分析並設定出這些職務所需的職能模型，也就是KSAO，其中Others包括了特質、動機、觀念、思維、經驗……等，是涵蓋面最廣、最深且最重要，同時也是最無形、最難以察覺的職能，需要仰賴HR識別出人才特質是否於職務相符。

2.盤點現有人力並預測未來需求

人才盤點包含盤戰略、盤組織，最終才是盤人才，戰略盤點即是對當下核心的業務戰略和未來的戰略方向重新檢視並視情況調整。而確認完戰略方向後，即開始盤點組織架構，根據戰略方向規畫出最適合的職務架構以及人員配置，最後，進入到人才盤點，根據先前規劃的組織架構配置，與現有人力狀況互相比對，即可了解現在組織人才需要做哪些更動，重要的是，眼光必須要放遠，在關鍵職務上要預先考量是否會遇上人員退休或其他狀況造成人員流失，這時就需要提早進行人才培育或接班人計劃等等，可以使用人才九宮格來識別組織內的高潛力優秀人才，如下圖中的藍色區域，將會是重點發展類型，需要為其量身訂做留才與發展計畫。大多數的員工會落在綠色區域，為公司的中堅人才，也是不可或缺的一部分，依然需要對這群人才持續定期的培育及激勵。而橘色區域的員工是績效與潛力相對較差的，需要了解其問題所在並進行協助。

人資部門在進行人才盤點時，需要與各部門主管合作，同時HR也需要了解公司業務戰略方向與各部門角色定位，並具有綜觀全局的視野與思維。

圖片來源自網路

3.招募或培育所需人才

職務配置與人力需求都已評估好後，就能開始針對人力需求進行填補，不管是內部招募或外部招募，人才資料庫在這時都扮演了相當重要的角色。在外招上，檢視先前標記的高潛力名單，重新連繫過去未錄取的求職者，邀請他們再次參與面談。在內招上，發布職缺消息，取得主管的支持，鼓勵內部員工輪調或追求升遷機會，同時也持續推廣內推計畫延攬人才。

4.求職者關係管理(CRM)

（Candidate Relationship Management，CRM）是一種針對求職者的戰略性管理方法，旨在建立、維護和優化企業與潛在求職者之間的關係，以便於吸引、招募和保留優秀人才，通常包含招募團隊已接觸過的人才，以下列出幾點主要做法。

• 品牌建設：提升企業的雇主品牌形象，通過社交媒體、職業博覽會、招聘網站等渠道展示企業文化、價值觀和工作環境，吸引優秀人才。
• 持續互動：保持與潛在求職者的持續互動，定期更新求職者信息，邀請參加企業活動，發送最新職位資訊，維持長期關係。
• 求職體驗管理：關注求職者在招聘過程中的體驗，了解求職者的需求和偏好，優化招聘策略和流程，即使未被錄用，也可以適當給予反饋和關懷，提升企業形象。

心得：

在我過往的求職經驗中，有些未能成功獲得offer的經驗，當時收到的未錄取信件通知內容寫道「已將您的資料匯入人才庫中」，這是我第一次了解到人才資料庫這項工具的存在，而在我實習的經驗中，公司也會將主動應徵的求職者資料填入excel當中，儘管發現人才資料庫的普及性似乎很高，但我依然對於公司是否會再次查看使用這些資料抱持懷疑態度，也因此促使我本月的佳文想要來了解人才資料庫是什麼以及該如何利用，現在我體認到人才資料庫的重要性，關乎到整個組織的戰略與發展，並且這是很仰賴事前有系統性的資料分類與整理，但這些付出的確有其必要性，對於日後有人力需求時將會是一大利器。

參考資料

https://www.aihr.com/blog/talent-pipeline/

https://www.hbrtaiwan.com/article/20876/manage-your-talent-pipeline-like-a-supply-chain

https://topdna.pixnet.net/blog/post/53940387

https://www.devops.com.tw/post/freshteam-x-talent-pool-management-l-打造及管理屬於企業的人才資料庫-成就一個企業需要持有的關鍵能力

https://www.360d.com.tw/article-detail/254

https://www.businessweekly.com.tw/management/blog/3009513

https://daisywang0829.medium.com/誰是接班人-840b94be444f

撰寫者：蔡家瑜