【不懂「同頻」對話,難怪員工帶不動、受挫離職!3 張圖,拆解高績效團隊的祕密】

摘要整理:小週末養成學員 張沄芳

小週末養成學員

2022年10月6日 上午 4:50

佳文分享

【選文動機】

身為HR,有效溝通的能力必不可少。無論是向下溝通、向上管理,或是橫向的問題解決,都需要透過有效的溝通才能達成目的。

但你是否也曾遇過以下問題:每次對話,總覺得雞同鴨講,很難互相理解?雙方堅持已見不願退讓,該如何是好?無效的溝通,甚至可能讓情況惡化。

本篇文章告訴你,如何透過「同頻」對話,建立共同目標!讓溝通成為你工作上的利器。

 

【摘要】

溝通需要建立在雙方能彼此同理、對討論的目的有共同想像的前提下才能發揮效用,否則很難真正解決問題。以下內容提供溝通時的三大技巧,建立「同頻」對話,達成共贏目標:

 

✏️建立同頻對話:打造高效團隊

〖STEP 1〗建立「同框」團隊:每個人對目標的理解都會有差異,第一步應確保團隊中的每位成員都對共同的目標有同樣的認識,並且認同該目標。

〖STEP 2〗從自身開始的同理心:建立同頻溝通的前提,是需要先體察自己的感受、釐清自己的想法,才能真正發自內心的同理他人。

〖STEP 3〗建立團隊共同目標:有了同理之後,就必須增強團隊的執行力,達成共同目標與行動方案。

⚠️溝通切勿求快⚠️良好的事前溝通能讓團隊合作起來事半功倍,更有目的性、更有凝聚力。因此,在溝通時「慢就是快」,透過#好奇心 與#提問,確認每個細節,才能穩固有效溝通的基礎。

 

✏️透過提問達到「情境同框」:瞭解事件的完整圖像

和他人溝通時,很重要的一點就是該如何區分對方是在抒發感受,抑或是陳述事實?因此,可以透過有架構的提問方法了解事情的客觀全貌,再與當事人們核對事實,提升溝通效果。

〖釐清現況,確認關鍵資訊〗確認當事人對事實的認知 ➡️提問範例:從這件事中你看到、聽到什麼?

〖找出正向目標〗引導當事人思考溝通的目的性 ➡️提問範例:從這件事,你想達成、獲得什麼?

〖設想目標情境〗達成目標後,當事人預期會發生的事實 ➡️提問範例:如果達成目標,你會看到、聽到什麼?

〖瞭解影響力〗讓當事人瞭解達成目標會對自己與團隊帶來何種影響 ➡️提問範例:如果達成目標,會對自己與團隊帶來什麼影響?

 

✏️從自覺到覺他:從性格了解溝通模式差異

MBTI測驗利用了榮格心理學理論,將人格特質分為四種維度,每種維度又分成兩種,這個測驗幫助我們了解自己和他人在溝通、領導、決策上的習慣差異,並藉此調整互動方式。

🔮〖能量:外向(E)/內向(I)〗外向的人傾向先行動再思考、說話節奏通常偏快、追求話題的廣度;內向的人傾向先思考後行動、深思熟慮後發言,講求內容的深度。

🧠〖吸收資訊:直覺(N)/實感(S)〗直覺型的人較專注於未來的機會、可能性;實感型的人較重視事實、問題本身。

🚩〖做出決策:思考(T)/情感(F)〗思考型的人善於用邏輯分析局勢;情感型的人善於考慮人際關係、團隊成員關係和情誼上的和諧。

⏰〖時間管理:判斷(P)/認知(J)〗判斷型的人期待井然有序、按照規劃行進的工作及生活模式;認知傾向的人喜歡多蒐集資運再決定,預留轉圜的空間。

 

【總結】

理想的有效溝通需要建立在「參與者對於談話事實背景、目標議題的共同認知」之上。因此,唯有透過提問,一步步的排除模糊點、找出問題核心,才是成功的關鍵。另外,由於溝通是雙向的,因此雙方的目標也是同樣的重要!在同理他人之前得先釐清自己的想法,才不會在事後因為自己的目標沒有達成而後悔;同時,也不至於因為過度執著自己的目標而忽略對方的期待而造成談判破裂。

 

【心得】

遇到工作或人際關係上有摩擦時,常會聽見這種說法:「我去和他聊聊。」但我認為,溝通和聊天是非常不同的模式 - 溝通是目標導向,雖然須要重視過程中雙方的感受,但重點還是要解決問題;而聊天是情感導向,透過傾聽、同理對方的感受,讓對方態度軟化,放下內心的糾結。

在本篇的內容中,強調的是溝通的技巧,因此釐清事實、建構團隊的共識是其中的關鍵。在進行溝通時,很多時候是因為對事實的認知不同,才造成無法順利進行對話的困境;因此,事實的核對絕對是不可缺少的步驟。除此之外,瞭解自己的目標也是很重要的,因為單方面的妥協並不能根本地解決問題,唯有找出能夠達成雙方目標的方案才能提高效率。很多時候,單方面的一時退讓反而可能導致彼此心生不滿,反而造成日後的爭端,甚至員工的離職、不同部門間的決裂等更嚴重的問題。

另一方面,雖然上文提到談心聊天並非目標導向,但也可以在解決問題上發揮很大的功能。因為當人們有情緒時,很難做到理性的溝通;這時候先透過軟性的安撫對方情緒,展現理解和尊重,反而是成為開啟有效對話的契機。

 

【文章連結】

https://www.managertoday.com.tw/columns/view/65780

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# 同理# 溝通# 同頻對話# 佳文分享