員工訓練怎麼做?!我當上主管了,員工應該要訓練(OJT)的有哪些?如何設計員工教育訓練?

摘要整理:小週末養成學員 張沄芳

小週末養成學員

2022年10月6日 上午 5:23

佳文分享

【選文動機】

人才不等於人力,要解決人力短缺的問題,將人力提升為人才,員工的培訓是不可或缺的一環。

但要如何才能做到快又有效呢?

近期恰逢籌備培訓內容,拜讀完此篇文章,獲益良多,也推薦給想對員工教育訓練(OJT)更了解的您!

 

【摘要】

On the Job Training,簡稱為OJT,是在工作的情境中同時進行訓練、培育員工的方式。以下文章內容分享OJT的五大重點面向,幫助您提升員工訓練的效果:

✏️改善工作習慣與方法

❓〖問題〗新加入的成員,可能尚未建立良好的工作習慣與方法。例如:粗心、沒有回報習慣、效率低落、不擅長發現問題及尋找答案等。

💡〖解決方案〗

👩‍🏫指導:明確指出行動的時機、方法、內容等細節。

👀緊盯:讓部屬了解工作被重視的程度,並感受到適度的壓力。

💬溝通:和部署溝通工作習慣或方法的重要性,尤其對於年輕人才,釐清工作的意義對提升他們的動機很大的幫助。

 

✏️增強溝通表達能力

❓〖問題〗個人的不同溝通習慣,對人的界線也不同,容易導致供通不良,甚至演變為誤會。

💡〖解決方案〗

💬措辭技巧:根據公司文化的不同,可以從稱呼等措辭開始,掌握與人之間距離的拿捏。例如:階層制度較輕的企業內,就可以稱上級「哥」、「姐」;階級制度較分明的企業就需要多注重對人的尊重、禮貌。

📖紀錄及重點摘要:在會議等溝通場合,可以訓練員工進行紀錄及重點摘要。幫助保持專心,同時協助員工理解內容。

👩‍🏫會議行進方式與流程指導:會議前的預約、議程準備,以及會議中的表達,會後的紀錄及代辦事項傳達等,可以幫助員工進行跨部門溝通時更順利,也增加其他部門對的好印象。

📈視覺化溝通:對於溝通表達能力較差的員工而言,用圖表等視覺化表達方式能夠幫助重點表達,但口語的訓練仍是不可或缺的

 

✏️達成對工作價值觀的共識

💡〖解決方案〗言教大於身教,主管的領導風格與企業文化相符,才能帶來最好的教育效果,內部政策或目標也更容易推行。例如:強調團隊互助的企業,主管必須將團體利益擺在優先,才能讓員工信服。

 

✏️經驗累積與能力提升

💡〖解決方案〗針對員工的意願、能力特質、學習的風格、職能的落差等,設計不同任務和目標。再利用上述OJT的技巧讓員工有累積經驗的機會,並讓能力提升。

 

✏️激發工作積極度與動力

員工的動力來源各有不同,在團隊中扮演的角色也會有差異,以下表格說明四種動力類型及三種角色互動下,共12種激發各類員工的方式:

 

【總結】

OJT是培訓員工最快速有效的方法之一,但在規劃和實施訓練目標時,也必須考量到企業文化、主管風格,以及員工本身的個體差異。教育訓練不只要賦予員工工作的技能,更應該著重於讓其更融入團隊中,提升工作動機,才有持續提升能力的正面效應。

 

【心得】

當初剛進入新團隊時,除了接收到大量的工作資訊外,工作內容、人際關係、團隊的文化和氛圍等,都是挑戰。

在適應新環境的同時,深刻的感受到:對前輩們來說,新人的培訓其實也是另外一件增加工作負擔的事情,儘管受訓期間受到許多幫助,然而自己也不時擔心給前輩們造成困擾。

現在輪到自己舉辦教育訓練,發現在構思訓練目標和內容時,也會想到現況有何需要改善、回顧過去的問題如何被解決,未來如何避免等。舉辦訓練的同時,也會產生新的靈感,並產生動力。

因此,我認為教育訓練不只是幫助企業增加人力,而是由內而外的造成一股向上的動力。雖然此篇文章著重員工的個體差異及因應對策,但我認為教育訓練的成功與否也與主管(主辦方)息息相關。

以本篇內文中五個重點為例:養成良好工作習慣與方法只是第一步,後續必須在員工與主管(主辦方)之間建立有效的雙向溝通模式,才能達到後續的三個目標效果:達成共識、提升能力、激發動力。

「辦對有效的教育訓練,能為企業注入前進的動力。」企業在舉辦教育訓練時,除了關注員工的需求,也可以重新反思企業現在的目標,以及內部狀況是否需要調整及改善。

 

【文章連結】

https://chouamy.com/blog/ojt-direction

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