【How to choose an HR software system】 【如何選擇合適的人力資源管理系統】

摘要整理:小週末養成學員 張沄芳

小週末養成學員

2022年10月6日 上午 4:59

佳文分享

【選文動機】

HR系統的功能非常多元,該如何判斷系統能否真正解決管理難題?該如何挑選適合的人力資源系統,對症下藥?本週的佳文說明HR系統的各項功能,以及在導入系統時需要注意的重點,讓系統成為你最佳的得力助手!

 

【摘要】

HR系統能讓人力資源管理的資訊更清楚、程序更精簡,並且減少人力計算的錯誤率,才能讓人力的分配更有效。以下內容將介紹HR系統的功能,以及能處理的問題,並說明選擇系統時的注意事項:

 

✏️HR系統是什麼?企業如何使用它管理人力資源?

💡HR系統能幫助企業和組織在各方的管理更加有效,因應HR本身工作的多元性,HR系統的功能通常也會具備多種功能:

🔧人才的規劃與篩選

🔧人事財務控管與薪酬計算

🔧協助安排員工訓練和發展

🔧員工績效評估作業

🔧公司行政規範佈達與溝通

🔧優化工作流程提升員工配合度

🔧提供法律協助

HR系統的功能非常多元,其中涵蓋了人資工作常建的工作領域,並利用系統的特性整合輔助HR能更快速運用工具,協助跨部門事務溝通,並簡化工作流程,讓薪資計算、人才篩選或是人力分配、員工發展等管理工作更加有效率。

 

✏️不同類型的HR管理系統

💡第一種分類,依照系統化的範圍分為三類:

📌〖第一階系統〗此種系統的功能較限縮於薪酬的計算,因此使用者也較少,客製化的程度也較低。

📌〖第二階段系統〗整合薪酬和人事行政管理,有較齊全的功能協助管理和運營的維持,但仍容易被取代。

📌〖第三階段系統〗有最齊全的功能,包含薪酬計算、人員調動、專業技能訓練、調任升遷,甚至技能認證等等,能全面協助人資管理。

💡第二種分類,依照功能的不同分為五類:

📌〖薪資計算系統〗能計算薪資、出差旅費等費用,協助基本的人事費用管理。

📌〖出勤系統〗能整理人員的加班/請假/出差等紀錄,以及員工資料的維護和增減。

📌〖出勤薪資整合系統〗整合上述兩種功能的系統。

📌〖人資管理系統〗除了計算及出勤系統外,還可以分為績效管理系統、職能訓練/認證系統、排班/調班系統等,幫助企業整體的人力資源管理。

📌〖管理分析系統〗此類系統功能齊全,可生產並利用各項資料分析結果,協助管理者的決策。
 

✏️判斷您的企業是否真的需要導入HR系統

💡以下項目為HR系統部分常見優勢,您可依據所遇到的困難來思考HR系統是否能真正為您提供協助:

✅吸引人才、提升人才工作動機、留才。

✅更有效率地達成企業的策略目標。

✅根據企業策略需求,協助員工發展和訓練。

✅根據企業的策略、需求等變化,調整或重新制定預算。

✅以更快的速度、更低的錯誤率提升決策的達成效率。

✅有效降低人事計算成本
 

✏️選擇HR系統的關鍵

💡在選擇導入哪種系統之前,需要先做好詳細的市場調查,並比對不同系統間的功能差異,再確認是否符合企業需求。您可以參考以下幾項重點作為考量依據:

❓導入系統前須確認系統功能符合企業需求,否則將增加無謂的成本。

❓企業必須確定可以透過導入系統更有效地完成策略目標。

❓明確訂定欲透過導入系統達成的目標。

❓考量導入系統的成本是否符合預算。

❓建議由資深主管主導,避免權限不足的問題。

❓列出哪些程序可以透過導入系統優化。

❓系統的設計需符合勞動法令和所得稅務等法令規定。


【總結】

HR系統已經發展出非常全面的功能,能夠協助人資工作者減少重複性高又花時間的工作,並降低人工所帶來的錯誤率,進而更投入於策略制定和管理。但是在導入系統時,切勿僅為了追求風潮而忽略了企業的需求,必須同時考量是否符合成本預算,以及是否符合實際策略目標,才不會浪費資源。

 

【心得】

只要有人工操作,就有可能會出錯,即使是經驗再豐富的工作者,都可能偶有失誤。HR系統能有效的降低因失誤所帶來的風險,特別是在薪酬的計算與法務層面上所提供的協助,更替人資工作者卸下了部分重擔。因此,人資工作者能有更多時間專注於管理和策略制定上,幫助企業更有效地運用人力資源。

然而,市面上的系統百百種,每種系統的功能也都有各自的優缺點與差異,在導入系統時,事前的準備工作份外重要。除了市場調查外,編列預算並擬定導入系統的時程表,事後也需教其他人員使用,不只是導入系統就算完成工作。另外,人資在學習系統時,也必須了解系統背後的專業知識,例如薪資結構、加班或請假的計算、勞健保的規定等等,除了學習操作時能更快速的理解之外,萬一系統的邏輯產生錯誤也才能及時發現。雖然系統的確大大的改善人資工作者的效率,但千萬不能完全仰賴系統而忽略了先備知識的重要性。

 

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# 人力資源管理系統# HRMS# 佳文分享