【How to choose an HR software system】 【如何選擇合適的人力資源管理系統】

【選文動機】

HR系統的功能非常多元，該如何判斷系統能否真正解決管理難題？該如何挑選適合的人力資源系統，對症下藥？本週的佳文說明HR系統的各項功能，以及在導入系統時需要注意的重點，讓系統成為你最佳的得力助手！

【摘要】

HR系統能讓人力資源管理的資訊更清楚、程序更精簡，並且減少人力計算的錯誤率，才能讓人力的分配更有效。以下內容將介紹HR系統的功能，以及能處理的問題，並說明選擇系統時的注意事項：

✏️HR系統是什麼？企業如何使用它管理人力資源？

💡HR系統能幫助企業和組織在各方的管理更加有效，因應HR本身工作的多元性，HR系統的功能通常也會具備多種功能：

🔧人才的規劃與篩選

🔧人事財務控管與薪酬計算

🔧協助安排員工訓練和發展

🔧員工績效評估作業

🔧公司行政規範佈達與溝通

🔧優化工作流程提升員工配合度

🔧提供法律協助

HR系統的功能非常多元，其中涵蓋了人資工作常建的工作領域，並利用系統的特性整合輔助HR能更快速運用工具，協助跨部門事務溝通，並簡化工作流程，讓薪資計算、人才篩選或是人力分配、員工發展等管理工作更加有效率。

✏️不同類型的HR管理系統

💡第一種分類，依照系統化的範圍分為三類：

📌〖第一階系統〗此種系統的功能較限縮於薪酬的計算，因此使用者也較少，客製化的程度也較低。

📌〖第二階段系統〗整合薪酬和人事行政管理，有較齊全的功能協助管理和運營的維持，但仍容易被取代。

📌〖第三階段系統〗有最齊全的功能，包含薪酬計算、人員調動、專業技能訓練、調任升遷，甚至技能認證等等，能全面協助人資管理。

💡第二種分類，依照功能的不同分為五類：

📌〖薪資計算系統〗能計算薪資、出差旅費等費用，協助基本的人事費用管理。

📌〖出勤系統〗能整理人員的加班/請假/出差等紀錄，以及員工資料的維護和增減。

📌〖出勤薪資整合系統〗整合上述兩種功能的系統。

📌〖人資管理系統〗除了計算及出勤系統外，還可以分為績效管理系統、職能訓練/認證系統、排班/調班系統等，幫助企業整體的人力資源管理。

📌〖管理分析系統〗此類系統功能齊全，可生產並利用各項資料分析結果，協助管理者的決策。

✏️判斷您的企業是否真的需要導入HR系統

💡以下項目為HR系統部分常見優勢，您可依據所遇到的困難來思考HR系統是否能真正為您提供協助：

✅吸引人才、提升人才工作動機、留才。

✅更有效率地達成企業的策略目標。

✅根據企業策略需求，協助員工發展和訓練。

✅根據企業的策略、需求等變化，調整或重新制定預算。

✅以更快的速度、更低的錯誤率提升決策的達成效率。

✅有效降低人事計算成本

✏️選擇HR系統的關鍵

💡在選擇導入哪種系統之前，需要先做好詳細的市場調查，並比對不同系統間的功能差異，再確認是否符合企業需求。您可以參考以下幾項重點作為考量依據：

❓導入系統前須確認系統功能符合企業需求，否則將增加無謂的成本。

❓企業必須確定可以透過導入系統更有效地完成策略目標。

❓明確訂定欲透過導入系統達成的目標。

❓考量導入系統的成本是否符合預算。

❓建議由資深主管主導，避免權限不足的問題。

❓列出哪些程序可以透過導入系統優化。

❓系統的設計需符合勞動法令和所得稅務等法令規定。

【總結】

HR系統已經發展出非常全面的功能，能夠協助人資工作者減少重複性高又花時間的工作，並降低人工所帶來的錯誤率，進而更投入於策略制定和管理。但是在導入系統時，切勿僅為了追求風潮而忽略了企業的需求，必須同時考量是否符合成本預算，以及是否符合實際策略目標，才不會浪費資源。

【心得】

只要有人工操作，就有可能會出錯，即使是經驗再豐富的工作者，都可能偶有失誤。HR系統能有效的降低因失誤所帶來的風險，特別是在薪酬的計算與法務層面上所提供的協助，更替人資工作者卸下了部分重擔。因此，人資工作者能有更多時間專注於管理和策略制定上，幫助企業更有效地運用人力資源。

然而，市面上的系統百百種，每種系統的功能也都有各自的優缺點與差異，在導入系統時，事前的準備工作份外重要。除了市場調查外，編列預算並擬定導入系統的時程表，事後也需教其他人員使用，不只是導入系統就算完成工作。另外，人資在學習系統時，也必須了解系統背後的專業知識，例如薪資結構、加班或請假的計算、勞健保的規定等等，除了學習操作時能更快速的理解之外，萬一系統的邏輯產生錯誤也才能及時發現。雖然系統的確大大的改善人資工作者的效率，但千萬不能完全仰賴系統而忽略了先備知識的重要性。

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