職能對應:給人資夥伴的簡易指南
【Competency mapping: A quick-and-easy guide for HR leaders】
#佳文分享 #職能分析 #人才管理
📌摘要整理：第一屆高潛力學生團 施采潔
📌選文動機：
職能是完成職務且達到高績效所需具備的能力，包含外顯的知識技能，以及內隱的特質態度，在招募前我們需要先了解該職位有哪些需求與條件，也就是職能，再開始尋找人才，不過它的用處不只有在招募，本文解釋了能夠運用職能對應的其他面向，職能帶給企業的價值與影響力不容小覷。
📌文章摘要：
❓什麼是職能對應(competency mapping)
◎ 職能對應是辨別職位所需的知識、技能和特質(KSA)的過程。
◎ 知識是從事該職位需要擁有的專業知識和理解
◎ 技能是在該職位實際應用的能力和技巧
◎ 特質是適合該職位的性格特質或行為態度
💡職能對應的重要性
徹底得運用員工的知識、技能和特質是幫助公司取得成功的重要因素，職能對應能夠讓我們了解員工的優勢是什麼，以及這些優勢如何使員工適應所處的角色、部門和組織，藉以充分發揮員工的優勢。
💡職能對應的好處
◎ 改進招募流程
透過職能對應，招募人員能夠成功地尋找到適合的人才，知道如何撰寫強而有力的工作描述，設計相應的面試問題，還能夠協助塑造企業文化，發現企業文化中具代表性的價值觀和行為。
◎ 提供學習與發展(L&D)策略的方向
人資可以藉由職能對應評估知識、能力和行為有哪些不足，更有目的性的規畫教育訓練，並確切找出學習方法滿足員工的技能需求。此外，人資也能藉此為潛力人才制定培訓和發展機會，幫助人才晉升，若職能對應足夠透明，員工就能清楚知道如何利用公司提供的資源，掌控自己的職涯發展，培養所需能力。
◎ 支持接班人計劃
接班人的培訓通常是從職業生涯的前期開始，職能對應讓人資了解接班人需要具備的能力，經由為基層到高層管理的所有員工進行職能對應，人資會更容易看見公司內部需要進行的人員調移，升職或是轉調。
結合技能評估和績效評估，可以在早期就識別出高潛力人才，協助他們提高或填補能力差距，成為適任的領導人。
💡職能對應的流程
1. 定義
記下每個職位所需的職能，必須包含知識、技能和特質，並向相關的管理層級詢問意見，之後可以使用技能分類，為整個組織的能力建立統一的詞彙。
2. 評估
了解各個職位需要的能力後，就可以評估員工執行職務的狀況，結合技能評估、自我評估、管理者、廠商或客戶的回饋，以及親自訪談，便能獲得可靠的資訊。
3. 分析並採取行動
將收集到的可用資訊進行分析，根據結果應用到招募、學習和發展策略或是接班人計劃。
4. 定期審視
現在技術和職業發展的速度越來越快，所需的能力也在變化，定期重新審查職能對應才能保持競爭力，避免能力差距擴大。
💡職能對應的價值
在思考組織內的角色時，企業常仰賴於工作描述，過於注重技能、任務和責任，職能對應帶出完整的工作樣貌，使組織界定出人才需求，同時提供清楚的框架給想要提高績效或晉升的員工。
📌心得：
職能對應除了應用在招募環節，幫助人資找到合適的人才，也能用來評估員工的能力是否足以勝任工作，並訂定教育訓練的方向，在判定接班人計畫的人選和培訓時也能作為標準。
更重要的是，定期審查每個職位的職能，隨著公司或趨勢發展，適時做優化，能夠提升競爭力，我也發現台灣有一些資訊廠商在提供職能管理相關的系統，讓企業更方便記錄、分析與更新各職位的職能資訊，職能不僅是在企業端發揮價值，透明公開的職能對應也可以讓員工自我審查，再藉由自主學習提升工作能力，獲得更好的職涯發展機會。
🔗原文連結：
https://www.instride.com/insights/competency-mapping/
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